Muốn lập công ty cổ phần, bước đầu tiên là gom đủ hồ sơ thành lập công ty cổ phần để nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ thiếu một giấy tờ hay ghi sai một mẫu là bị trả lại, và cả nhóm cổ đông phải ký lại từ đầu. Bài này liệt kê từng giấy tờ, ai phải ký, và những chỗ hay làm sai.
Công ty cổ phần khác công ty TNHH ở số người ký: cần nhiều cổ đông hơn, nên giấy tờ cũng nhiều hơn. Nếu bạn còn đang phân vân giữa các loại hình, đọc trước bài Chọn loại hình doanh nghiệp. Trường hợp chỉ có một chủ, xem bài thủ tục thành lập công ty TNHH một thành viên.
Điều kiện trước khi chuẩn bị hồ sơ
Công ty cổ phần mới thành lập cần tối thiểu 3 cổ đông sáng lập, theo Luật Doanh nghiệp 2020. Cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Cổ đông là tổ chức phải cử người đại diện theo ủy quyền, và người này cũng phải có giấy tờ trong hồ sơ.
Vốn điều lệ là tổng giá trị cổ phần các cổ đông đã đăng ký mua. Các cổ đông sáng lập phải thanh toán đủ phần đã đăng ký trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Chia vốn và tỷ lệ cổ phần cho xong trước khi soạn điều lệ, vì hai chỗ này đi vào hầu hết các giấy tờ còn lại.
Ngoài ra bạn cần chốt sớm: tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, người đại diện theo pháp luật.
Danh mục hồ sơ thành lập công ty cổ phần
Hồ sơ gồm các phần sau. Các mẫu dưới đây theo Thông tư 68/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 4).
- Điều lệ công ty, có chữ ký của các cổ đông sáng lập là cá nhân, và của người đại diện theo ủy quyền với cổ đông là tổ chức.
- Danh sách cổ đông sáng lập (Mẫu số 7). Có cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài thì thêm danh sách riêng (Mẫu số 8).
- Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (Mẫu số 10), khi công ty thuộc diện phải kê khai.
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức và người đại diện theo ủy quyền.
Thông tư 121/2026/TT-BTC, ban hành ngày 21/08/2026, sửa đổi một số điều của Thông tư 68/2025 (theo thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp). Chúng tôi chưa đọc được nội dung từng điều sửa, nên khi soạn hồ sơ, hãy tải mẫu mới nhất ngay trên Cổng đăng ký doanh nghiệp, đừng dùng bản lưu từ trước.
Giấy tờ pháp lý của cổ đông
Với cá nhân, giấy tờ là căn cước công dân còn hiệu lực. Nếu hồ sơ kê khai số định danh cá nhân theo Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì không phải nộp thêm bản sao giấy tờ của những người đó. Với tổ chức, hồ sơ cần giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý và văn bản cử người đại diện. Tổ chức nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của mình.
Hồ sơ lập bằng tiếng Việt.
Điều lệ: soạn kỹ ở những chỗ nào
Điều lệ là giấy tờ dài nhất và hay phải sửa nhất. Phần cần đọc từng dòng gồm vốn điều lệ và tỷ lệ cổ phần, cách chia lợi nhuận, quyền của người đại diện theo pháp luật, và cách họp, biểu quyết của đại hội đồng cổ đông. Mẫu có sẵn trên mạng dùng được làm khung, nhưng điều lệ phải khớp với số liệu trong giấy đề nghị và danh sách cổ đông. Lệch nhau ở tỷ lệ cổ phần là lỗi dễ mắc khi sửa điều lệ nhiều lần.
Các bước nộp hồ sơ
- Chuẩn bị và ký đủ giấy tờ. Cổ đông ở xa có thể ký riêng từng bản rồi gom lại.
- Nộp hồ sơ cho Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở. Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
- Nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp. Mức thu do Bộ Tài chính quy định, bạn xem mức hiện hành trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia trước khi nộp.
- Chờ kết quả. Thời hạn xử lý hồ sơ hợp lệ là 3 ngày làm việc theo Luật Doanh nghiệp 2020; hồ sơ bị yêu cầu sửa thì thời gian dài hơn.
- Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, rồi làm các việc tiếp theo như khắc dấu (nếu cần), mở tài khoản ngân hàng, đăng ký hóa đơn điện tử. Danh sách đầy đủ ở bài những việc cần làm sau khi có giấy chứng nhận.
Những lỗi thường làm hồ sơ bị trả lại
Các lỗi dưới đây là những chỗ bạn nên tự soát trước khi nộp. Tên công ty trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên đã đăng ký là một. Ngành nghề ghi không đúng mã ngành cấp 4 là hai. Chữ ký thiếu, hoặc người ký không đúng tư cách (ví dụ cổ đông tổ chức nhưng người ký không có văn bản ủy quyền), là ba. Số cổ phần trong điều lệ không khớp với danh sách cổ đông là bốn.
Một lỗi khác gây rắc rối về sau: không góp đủ vốn trong hạn 90 ngày. Hãy chọn mức vốn mà các cổ đông góp được thật.
Căn cứ pháp lý và nguồn
- Luật Doanh nghiệp 2020 (về số cổ đông sáng lập tối thiểu, thời hạn góp vốn 90 ngày và thời hạn xử lý hồ sơ 3 ngày làm việc). Các nội dung này chúng tôi tham khảo từ các bài hướng dẫn thứ cấp, chưa đối chiếu với từng điều của văn bản gốc.
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025 về đăng ký doanh nghiệp, và Nghị định 296/2026/NĐ-CP ngày 23/07/2026 sửa đổi, bổ sung nghị định này (chúng tôi chỉ xác nhận được số hiệu và ngày ban hành).
- Thông tư 68/2025/TT-BTC ngày 01/07/2025 ban hành biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp, hiệu lực từ 01/07/2025; Thông tư 121/2026/TT-BTC ngày 21/08/2026 sửa đổi một số điều của thông tư này.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: dangkykinhdoanh.gov.vn, nơi tải mẫu biểu và xem văn bản hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
Công ty cổ phần cần tối thiểu bao nhiêu cổ đông?
Công ty cổ phần mới thành lập cần ít nhất 3 cổ đông sáng lập. Cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức.
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần nộp ở đâu?
Nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính của tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở. Hồ sơ nộp được trực tuyến.
Bao lâu thì có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thời hạn là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Hồ sơ phải sửa thì thời gian kéo dài theo số lần sửa.
Phải góp vốn trong bao lâu?
Các cổ đông sáng lập phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Có cần bản sao căn cước công dân trong hồ sơ không?
Nếu hồ sơ kê khai số định danh cá nhân theo Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì không cần nộp thêm bản sao giấy tờ của cá nhân đó. Hồ sơ không kê khai số định danh thì vẫn phải kèm bản sao.
G-Deploy hỗ trợ bạn thế nào
Phần việc G-Deploy nhận trong thủ tục thành lập:
- Rà tên công ty, ngành nghề, địa chỉ trụ sở trước khi nộp.
- Soạn và rà hồ sơ theo mẫu hiện hành, kiểm tra các số liệu khớp nhau giữa điều lệ, giấy đề nghị và danh sách cổ đông.
- Nộp hồ sơ trực tuyến và theo dõi kết quả.
- Hướng dẫn các việc sau khi có giấy chứng nhận.
Chúng tôi làm việc từ xa, phục vụ khách trên toàn quốc, văn phòng ở Cần Thơ. Báo giá theo phạm vi công việc, lệ phí nhà nước nêu riêng. Trong giờ làm việc, G-Deploy trả lời yêu cầu trong 30 phút. Xem thêm về dịch vụ thành lập doanh nghiệp, gửi yêu cầu ở trang Liên hệ hoặc gọi hotline 0839.884.884.
Thông tin cập nhật đến ngày 03/11/2026. Quy định có thể thay đổi; hãy kiểm tra văn bản mới nhất hoặc liên hệ G-Deploy trước khi làm thủ tục.