Sổ sách rõ ràng bắt đầu từ chứng từ được giữ đều đặn, không phải từ phần mềm kế toán. Vài thói quen đơn giản dưới đây giúp kế toán làm nhanh hơn, ít phải hỏi lại, và giúp bạn nắm tình hình kinh doanh mỗi tháng.
Gom những gì
- Hóa đơn đầu vào và đầu ra của tháng.
- Sao kê tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
- Hợp đồng và phụ lục mới ký hoặc có thay đổi.
- Chứng từ thanh toán cho các khoản chi không có hóa đơn đi kèm, kèm ghi chú lý do.
- Bảng lương và hồ sơ liên quan, nếu có người lao động.
Thói quen nên có
- Đặt một lịch cố định. Ví dụ gửi chứng từ vào một ngày nhất định mỗi tháng, để kế toán biết khi nào có dữ liệu.
- Tách tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân. Dùng tài khoản riêng cho doanh nghiệp. Khoản chi lẫn lộn là nguyên nhân phổ biến khiến sổ sách rối.
- Chụp hoặc quét ngay khi nhận. Hóa đơn giấy dễ thất lạc; bản chụp rõ nét gửi ngay trong ngày an toàn hơn.
- Đặt tên tệp có quy tắc. Ví dụ: năm-tháng-ngày, tên đối tác, nội dung. Tìm lại sẽ nhanh hơn nhiều.
- Ghi chú những khoản không rõ. Một dòng chú thích lúc chi tiền giúp kế toán hạch toán đúng.
- Báo sớm khi có việc bất thường. Hợp đồng lớn, thay đổi nhân sự, mua tài sản lớn nên báo trước khi phát sinh chứng từ.
Gửi như thế nào
Chọn một nơi duy nhất để gửi và lưu chứng từ, và thống nhất với kế toán. Khi bạn dùng dịch vụ kế toán của chúng tôi, cách chuẩn bị cụ thể được hướng dẫn ở bước Hiểu đúng, phù hợp với doanh nghiệp của bạn.